El Efectivo en la Contabilidad

Te interesa conocer que es el efectivo en la contabilidad y como registrador contablemente el movimiento de estos efectivos? Pues hoy tengo algo especial para ti.

Hola soy Roger Perez y hoy voy a compartir contigo el contenido del Efectivo, te interesa…? Deberías conocer todo sobre el Efectivo!

El efectivo ha sido la base fundamental como medio de pago producto de ingreso por ventas al contado y abono de los clientes, para los negocios es esencial implementar un control interno para que sean veraces los registros contables y la información financiera.

El Efectivo en la Contabilidad

Concepto y composición del Efectivo en la Contabilidad
Sistemas de control interno del Efectivo en la Contabilidad

1
Recepción de dinero
2
Egreso de caja

Sobrante y faltante de caja y su uso en la Contabilidad

En la antigüedad el efectivo solo consideraban a las monedas de oro, bronce y de plata, era un medio de intercambio de un bien o producto con las monedas, no existían bancos, ni sistemas para llevar un control minucioso, pero si persona titulado para manejar las finanzas del gobierno.

Concepto y composición del Efectivo en la Contabilidad

Concepto: Es toda suma de dinero que se encuentra a disposición de la empresa en forma amplia y absoluta, que puede ser utilizada para efectuar pagos de cualquier naturaleza.

Composición: Representa el primer rubro de mayor disponibilidad o liquidez dentro de la clasificación del balance general de situación. El Efectivo, en la práctica de los negocios, está constituido por:

Las monedas de bancos
Los billetes de bancos
Cheques recibidos
Giros bancarios y postales
Saldos en cuentas corrientes bancarios
Y otros de naturaleza circulante

Los que no se considera efectivo:

Vales de caja
El dinero destinado a un fin específico
Deposito en bancos intervenidos o cerrados
Depósito a plazo fijo
Deposito en los bancos extranjeros, cuando exista restricción para su retiro

Por lo general el efectivo está depositado en bancos y para mejor control en el pago de los gastos menudos, se tienen cajas chicas para necesidades urgentes y de montos bajos.

Sistemas de Control Interno del Efectivo en la Contabilidad

Los principales procedimientos de control interno variedad de un negocio a otro, pero sus objetivos en lo referente a esta partida son los:

1
Salvaguarda contra cualquier tipo de robo, fraude o malos manejos
2
Lograr en la contabilidad un saldo más preciso, en lo que se refiere al efectivo

Si hay separación estricta entre los empleados, de funciones operativas y funciones de registro. El programa de trabajo se distribuye de tal manera, que la labor realizada por un empleado es verificable por otro.

Teniéndose la seguridad por medio del buen control interno establecido, que dichos errores serán detectados tarde o temprano. El control interno de CAJA puede resumirse en los siguientes términos generales.

1
Establecer una rutina definida para el registro contable de las operaciones de caja, con una división estricta del trabajo para que pueda descubrir los errores y malversación de fondos y que en caso de producirse, sería la confabulación de los empleados.
2
Separación del manejo del efectivo y la función de registro. Los empleados que manipulen con los ingresos y egresos, no deben tener acceso a los registros contables y los que se encargan de registros en las operaciones de la caja no deben tener acceso a los fondos.
3
Separación de las labores que se relacionen con las salidas y las entradas del efectivo.
4
Uso de la cuenta corriente bancaria para depositar diariamente todo el dinero recibido y efectuar todos los pagos mediante cheques.

Recepción de Dinero

Caja registradora: Como control mecánico en todo negocio debe haber una caja registradora, cuyo total marcado debe coincidir con el dinero recibido por el cajero. Al final del día se hace el cierre, también puede hacer cierres parciales durante el día, en el cual el dinero será contado por otra persona distinta del cajero.

El Dinero se puede recibir por las siguientes fuentes:

1
Ventas al contado: Se entregara a los clientes el original de la factura que debe estar prenumerada. Las copias de las facturas por ventas al contado
2
Por abono a cuenta por cobrar: Se entregaran a los clientes los originales de los recibos prenumerados. Las copias de los recibos por dinero a abonos de los clientes, sirven de justificante par el control del dinero recibido por este concepto.

El detalle del movimiento de caja diario, se le envía a la contabilidad, junto con las copias de las facturas y de los recibos para su debido registro contable, diariamente.

Egreso de Caja

El mejor control del dinero, es que todo lo recibido se deposita diariamente en el banco, y que todos los pagos se hagan con cheques.
Los cheques pueden ser firmados por una sola persona o por varias en forma mancomunada, pero por ningún motivo deben intervenir en el manejo del libro de caja.
Todo check girado para pago, debe tener su correspondiente comprobante debidamente autorizado por persona facultada para hacerlo y que justifique la operación.
Toda estas personas que intervienen en el cheque girado les está prohibido hacer registros contables en el libro de caja.
Los cheques también deben ser prenumerados desde su impresión y los que sean anulados, mutilados o cancelados deben conservarse en los archivos de la empresa

Sobrante y Faltante de Caja y su uso en la Contabilidad

En el manejo diario del efectivo que entra y sale del negocio, es muy factible que se cometan pequeños errores, que traen por consecuencia sobrante o faltante en efectivo.

El procedimiento más aconsejable para tratar esta situación, es empleando una cuenta que se puede denominar “DIFERENCIAS DE CAJA” o “FALTANTE Y SOBRANTE DE CAJA”. Veamos un ejemplo:

CASO 1: Diferencia de sobrante en las ventas al contado y abono recibido de los clientes, al cerrar el movimiento de la caja general al final del día:

CASO 2: Al cerrar el movimiento de caja o efectivo correspondiente del día, se ha encontrado una diferencia en contra o faltante por $ 12.50, entre el efectivo que se depositara y los documentos comprobatorios (Recibos de caja).

Por lo que después de haber verificado y recibido toda la documentación y el efectivo a depositar y no encontrar la causa de la diferencia, se procede a realizar el siguiente asiento contable:

Es importante indicar que diariamente se puede hacer en un comprobante de diario borrador, el registro de las diferencias con su detalle y al final del mes hacer un solo asiento para efectos de libros legales (Mayor y Diario), adjuntando a este asiento resumen de los comprobantes de diario señalado.

Al finalizar el periodo de operación (Cierre fiscal, 31-12-xx), se liquida el saldo de la cuenta de “DIFERENCIAS DE CAJA” por medio de “PERDIDA Y GANANCIA”, o mensualmente se cierre contra la misma cuenta.

Si el saldo es DEUDOR, significa que se ha ocasionado una perdida por este concepto; si es ACREEDOR, una utilidad, o sea ha habido más sobrantes.

Es necesario advertir que estas diferencias de caja deben ser mínimas, es decir pequeñas; en el caso de diferencias grandes deben adaptarse a normas de comprobación y de responsabilidad, por parte de la auditoría interna.

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Te saluda,

Roger Pérez - Aplica Excel Contable

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