Registros y Formatos del Fondo de Caja chica en la Contabilidad

Quieres Conocer los registros y Formatos del Fondo de caja chica en la contabilidad?

Quieres conocer Como llevar los registros contables de un Fondo Caja Chica?

Si realmente estas interesado en conocer la teoria de Caja Chica, sus registros y los Formatos utilizado para el registro de caja chica, hoy tengo algo especial para ti.

Hola soy Roger Perez, y  el día de hoy voy a compartir contigo, como llevar los registros y formatos del fondo de caja chica paso a paso.

Al comenzar en la contabilidad nos encontramos con la carencia de varios formatos contables y una de ellas es el formato para el Registro de los Movimientos de Caja chica.

Verdaderamente nos encontramos en la situación de que no sabemos que formato utilizar, es por eso que hoy voy hablarte y presentarte los siguiente temas:

Que temas incluye este articulo ?

Una sana política de control interno establece que todos los pagos de la empresa, se debe hacer mediante cheques.

Pero se presenta  la circunstancia que la empresa tiene que incurrir en una serie  de pagos pequeños, lo cual sería problemático cancelarlo con cheque.

Por ejemplo el pago del periódico, la luz, el agua, algún flete que hay que cancelar rápidamente, un viatico para un empleado en horas no laborales para los bancos etc.

Todo esto trae como consecuencia que debe existir algún dinero en efectivo dentro de la empresa, que permita cumplir en un momento determinado con algunas obligaciones.

Y para ello se crea un fondo fijo que lo vamos a conocer, como fondo de caja chica ( como es natural esta cuenta representa un activo circulante).

Concepto de Caja Chica : Definición

Es la separación de efectivos destinados a fines específicos dentro del negocio (Pagos de Pequeñas Cantidades).

Funcionamiento del Fondo de Caja en la contabilidad

a) Creación del fondo:

Se  estima una  cantidad de dinero que cubra las necesidades para pagos pequeños en determinado lapso.

Ejemplo: quince días, un mes, etc.
Se emite un cheque por la cantidad estimada y se le entrega a la persona que se va a encargar de su custodia y manejo dentro de la empresa.

b) Se establecen una serie de normas para su funcionamiento:

Por ejemplo, se prohíben hacer pagos de caja chica por montos superior a ciertas cantidades.

También se puede establecer que persona debe autorizar los pagos con el efectivo del fondo fijo.

c) El cajero de caja chica va cancelando las diversas obligaciones y guardara constancia que justifique los pagos hechos.

d) Cuando el fondo esté a punto de agotarse, o en cierto periodo de tiempo preestablecido, el cajero presenta los diversos comprobantes, por lo que ha cancelado y se le emite un nuevo cheque por el total de los recibos para que vuelva a tener su fondo fijo completo, y en esa forma continua el ciclo enunciado anteriormente.

Tipos de Caja Chica en la Contabilidad

Los fondos de caja chica pueden ser de dos tipos:

Fondo Fijo de Caja Chica

Este fondo está destinado a efectuar pagos menores en efectivo; su saldo es deudor y representa el valor nominal del fondo fijo de caja chica en efectivo.

En comprobantes o en ambos, se presenta en el balance general como una de las primeras partidas del activo circulante.

Fondo Variable de Caja Chica
El establecimiento de este fondo persigue los mismos objetivos que el fondo fijo (efectuar pagos menores que no es practico cubrir mediante la expedición de cheques).

El fondo variable varían en que la  cantidad determinada para cubrir pagos menores se modifica periodo a periodo, como consecuencia de las necesidades del negocio.

Su saldo es deudor y representa el valor nominal del fondo variable de caja chica en efectivo, en comprobante o en ambos, se presenta en el balance general como una de las primeras partidas del activo circulante.

4. Ejemplo de Registros Contables

CASO UNO:

Se decide crear un fondo fijo de caja chica por $ 1,000, emitimos un cheque por esa cantidad que entregamos a la persona encargada, el asiento será el siguiente:

CASO DOS:

La cuenta de caja chica es de activo circulante, la persona encargada de la caja chica, presenta  los siguientes comprobantes para hacer la reposición:

• Comprobante No. 1, por fletes de compra.       80.00
• Comprobante No.2, por agua y luz                   90.00
• Comprobante No 3, por fletes de venta            60.00
• Comprobante No 4, por retiro del dueño           70.00
• Comprobante No 5, por compra                      100.00
• Comprobante No 6, por teléfono                     150.00

Total……………………………………………… ....................550.00

 Se le emite un cheque por los comprobantes presentados, lo cual origina el siguiente asiento de contabilidad:

Como el cajero de caja chica había desembolsado $ 550 para diversos gastos, se supone que solamente le quedan $ 450 del total de $ 1,000 de su fondo fijo.

Pero con el cheque de reposición que se le ha entregado por $ 550, tiene nuevamente su fondo fijo en $ 1,000, para comenzar otra vez a realizar los diversos gasto.

Como vemos en este asiento no se efecto la cuenta “caja chica”, ya que esta se moviliza solamente cuando se crea, cuando se decide aumentar el fondo o cuando por el contrario se decide disminuir el fondo.

5. Formato de Caja Chica en la Contabilidad

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Roger Perez - Excelcontablex