Como crear Excel Facturas de venta, Nº 3

Como crear excel Facturas de venta, Nº 3

Estas listo para ver el video numero 3 de como crear excel facturas de venta paso a paso?

Hoy seguiremos formulando la Hoja Factura, pero antes te invito a que leas el articulo anterior Pasos para Programar en Excel Nº2. Muy bien si ya lo has leído vamos a continuar.

En este artículo vamos a validar datos para poder tener disponible la lista de clientes, formulario para que automáticamente nos aparecen la dirección del cliente, cada vez que seleccionemos un cliente, formular el numero de Factura,

Para que cada vez que guardemos una factura aumente el valor del número de factura, también vamos a formular las celdas "Precio total", "Subtotal", "IVA" y "Total".

Validando datos y formulando excel formulas de venta

Vamos a comenzar y para eso te pido que te ubiques en la celda C6, en mi caso es C6, pero en tu diseño no se en que celda esta, te pido que te ubiques dentro del celda que dejaste para escribir el nombre del cliente.

Si ya estás en la celda, ahora vamos a seleccionar la pestaña "Datos", sección "Herramientas de datos" y seleccionar el comando "Validación de datos". Te dejo una imagen:

Excel facturas de venta

Al seleccionar "Validación de datos" se abrirá una ventana que tiene tres secciones de entrada la primera “Configuración”, “Mensaje de entrada” y "Mensaje de Error".

En la primera sección vamos a seleccionar “Lista”, este se encuentra dentro del cuadro de Lista “Permitir:”, ahora nos ubicamos dentro del cuadro de texto origen y escribimos =CLIENTES!$A$2:$A$20, esta fórmula hace referencia a la hoja clientes y la selección del rango A2 hasta A20. Véamos la imagen:

Excel facturas de venta

Si ya terminaste de escribir la formula ahora pulsa aceptar y listo la celda ya quedo validada, ahora puedes observar un pequeño icono apuntado hacia abajo, clic allí y veras que ya aparecen los nombres de clientes que tienes en tu base dato de clientes. Veamos la imagen:

Excel facturas de venta

Importante: Por el momento tienes solo dos nombres de clientes, si quieres que aparecen mas nombres debes de agregarle mas en la base cliente.

No olvides que el rango que validamos solo permite o mostrara solo 18 clientes. Si quieres que muestre más clientes debes modificar la fórmula en el comando validación de datos, solo debes aumentar más filas.

Ejemplo:  La fórmula que nosotros le pusimos llega hasta la Fila 20, o sea hasta el $ A $ 20, entonces ahora lo podemos aumentar a 40 para que no podamos mostrar un total de 38 nombres, si así de fácil.

Nombrando Rango en la Hoja Clientes

Para poder obtener la dirección automáticamente cada vez que selecciones un nombre, debemos de seguir los siguientes pasos:

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    Vamos a darle nombre al rango A2:C40 de la Hoja Cliente, lo llamaremos Clientes. Para mas información favor de leer el siguiente articulo: Programar en Excel Nº2.
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    Ahora nos ubicamos en la Hoja Factura y nos ubicamos en la celda C7 y copiamos la formula = SI (C6 <> ""; BUSCARV (C6; Clientes; 2; 0); ""), esto es para que cada vez que selecciones un nombre busque automáticamente la dirección del cliente. Aclaro una cosa en mi formulario la celda C7 es la que deje para poder escribir la dirección de cada cliente.

Fórmula para aumentar el número de Factura

Primeramente supongamos que el primer número de factura es el 1, entonces necesitamos que después que generemos la primera factura el número cambie a 2 para una nueva facturación.

Entonces vamos a copiar esta fórmula para que de efecto = MAX (BASE! A2: A150) +1.

Fórmula para Precio Total, Subtotal, IVA y Total

En la columna F10 vamos a escribir =SI(A10>0;A10*E10;""), luego seleccionamos de F10:F17 y en la pestaña "Inicio", sección "Modificar", seleccionamos el comando "Rellenar hacia abajo", para todas las celdas se rellene de formula. 

Hasta aquí ya tenemos listo las celdas de Precio Total, ahora vamos a formular la celda F18 y la formula es la siguiente: =SUMA(F10:F17), con esto obtenemos la suma del subtotal.

La fórmula para la celda F19 es la siguiente: =F18*15% y se obtiene el total del impuesto IVA, para formular la celda F20 escribimos lo siguiente: =F18+F19, con esta fórmula obtenemos el total de factura.

Muy bien! Ya ves como estamos dándole forma a nuestra plantilla, ahora anímate a realizar todos los pasos y seguimos con esto en otro artículo.

Me gustaría saber que piensas de este articulo, por lo tanto, déjame tu comentario con dudas, Criticas constructivas y sugerencia.

Te saluda,

Roger Pérez - Excel y Contabilidad

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Roger Perez


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  • Hola buen día, muy bueno todo, estoy aprendiendo bastante, funciona como se espera si sólo ingresas un producto pero si son más, el número de factura se incrementa tantas veces como productos facturas, además cuando son 3 productos o más entonces no pasa la cantidad del último item a la base. Espero haberme explicado. Saludos y gracias

  • Hola, no logro que funcione bien la numeracion automatica, no me pasa a la hoja Base el precio unitario ni el total, y la cantidad a veces pasa y otras no. Como arreglo eso. Gracias.

    • Hola Elmes!

      Revisa los Codigos, borra todas las comillas y vuelve a reescribirlas ya que algunos signos de codigos copiados desde la web a excel no funcionan, en especial las comillas.

      Saludos,

      • Ok, lo voy a hacer, otra cosa que no me funciona , es que cuando apreto el boton de grabar e imprimir, no me graba en la hoja “Base” los costos unitarios y los totales, y las cantidades a veces si y otras no. Revise toda la macro y esta bien copiado (manualmente), nose porque no funciona. desde ya muchas gracias.

        • Hola Elmer!

          Si no logras hacer que funcione, solo envíame el archivo, yo te lo reviso y te indico donde esta el pequeño obstáculo. Pero insisto, que todos los problemas que tienes es por los códigos.

          Al menos que le hayas insertados mas columnas, si insertastes mas culumnas, entonces también hay que programarlas para que se guarden en la hoja base.

          Saludos,

          Roger Perez

          • Hola Roger,no logro hacer funcionar el archivo, como te adjunto el archivo para que lo revises?. Saludos.

          • Hola Elmer!

            Solo enviamelo por email (rogerperez@aplicaexcelcontable.com).

            Saludos,

            Roger Perez

  • Hola Roger.

    Otra vez yo, Elmer, una vez ingrasadas varias facturas con determinados productos, que funcion uso para que me, de en otra hoja, la cantidad total de cada producto y por ciudad?

    Saludos.

  • Hola Roger, todo bien con la funcion buscarv, solo me falta dividir las cantidades de productos por localidad, que debo agregar a la funcion buscarv para que en la celda correspondiente a la “localidad” me coloque la cantidad de productos vendidos en esa localidad, ya que en la columna “localidad” de la hoja “BASE” aparecen mas de una. Saludos.

    • Hola Elmer!

      Solo es de difinir el Nombre de la Columna Localidad y luego aplicarlos en la Formula, en ambas hojas debes de definir nombres, también para la columna cantidad debes de definir un nombre y aplicarlo en la Formula. Tienes casi todo el modelo en el Sistema de Facturación que has creado.

      Saludos,

      Roger Perez

  • Saludos Cordiales
    Roger

    aun no termito tu curso estan super y muy buena informacion fijese que no encuentro el video #4 me podrias indicar el link para poder terminar este modulo
    muchas gracias

  • Hola
    No sé si este post seguirá activo, pero no consigo, con
    =SI (C6″”; BUSCARV (C6; Clientes; 2; 0) ;””)
    que se inserte automáticamente la dirección. Es cierto que en mi factura la casilla con el nombre del cliente es la B12, y por ella sustituyo en la fórmula C6, pero no hay manera. ¿Alguna idea, por favor?

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