Como crear excel Facturas de venta, Nº 3

Hoy seguiremos formulando la Hoja Factura, pero antes te invito a que leas el articulo anterior Pasos para Programar en Excel Nº2. Muy bien si ya lo has leído vamos a continuar.

En este artículo vamos a validar datos para poder tener disponible la lista de clientes, formulario para que automáticamente nos aparecen la dirección del cliente, cada vez que seleccionemos un cliente, formular el numero de Factura,

Para que cada vez que guardemos una factura aumente el valor del número de factura, también vamos a formular las celdas "Precio total", "Subtotal", "IVA" y "Total".

Vamos a comenzar y para eso te pido que te ubiques en la celda C6, en mi caso es C6, pero en tu diseño no se en que celda esta, te pido que te ubiques dentro del celda que dejaste para escribir el nombre del cliente.

Si ya estás en la celda, ahora vamos a seleccionar la pestaña "Datos", sección "Herramientas de datos" y seleccionar el comando "Validación de datos". Te dejo una imagen:

Al seleccionar "Validación de datos" se abrirá una ventana que tiene tres secciones de entrada la primera “Configuración”, “Mensaje de entrada” y "Mensaje de Error".

En la primera sección vamos a seleccionar “Lista”, este se encuentra dentro del cuadro de Lista “Permitir:”, ahora nos ubicamos dentro del cuadro de texto origen y escribimos =CLIENTES!$A$2:$A$20, esta fórmula hace referencia a la hoja clientes y la selección del rango A2 hasta A20. Véamos la imagen:

Si ya terminaste de escribir la formula ahora pulsa aceptar y listo la celda ya quedo validada, ahora puedes observar un pequeño icono apuntado hacia abajo, clic allí y veras que ya aparecen los nombres de clientes que tienes en tu base dato de clientes. Veamos la imagen:

Importante: Por el momento tienes solo dos nombres de clientes, si quieres que aparecen mas nombres debes de agregarle mas en la base cliente.

No olvides que el rango que validamos solo permite o mostrara solo 18 clientes. Si quieres que muestre más clientes debes modificar la fórmula en el comando validación de datos, solo debes aumentar más filas.

Ejemplo:  La fórmula que nosotros le pusimos llega hasta la Fila 20, o sea hasta el $ A $ 20, entonces ahora lo podemos aumentar a 40 para que no podamos mostrar un total de 38 nombres, si así de fácil.

Para poder obtener la dirección automáticamente cada vez que selecciones un nombre, debemos de seguir los siguientes pasos:

Primeramente supongamos que el primer número de factura es el 1, entonces necesitamos que después que generemos la primera factura el número cambie a 2 para una nueva facturación.

Entonces vamos a copiar esta fórmula para que de efecto = MAX (BASE! A2: A150) +1.

En la columna F10 vamos a escribir =SI(A10>0;A10*E10;""), luego seleccionamos de F10:F17 y en la pestaña "Inicio", sección "Modificar", seleccionamos el comando "Rellenar hacia abajo", para todas las celdas se rellene de formula. 

Hasta aquí ya tenemos listo las celdas de Precio Total, ahora vamos a formular la celda F18 y la formula es la siguiente: =SUMA(F10:F17), con esto obtenemos la suma del subtotal.

La fórmula para la celda F19 es la siguiente: =F18*15% y se obtiene el total del impuesto IVA, para formular la celda F20 escribimos lo siguiente: =F18+F19, con esta fórmula obtenemos el total de factura.

Muy bien! Ya ves como estamos dándole forma a nuestra plantilla, ahora anímate a realizar todos los pasos y seguimos con esto en otro artículo.

Me gustaría saber que piensas de este articulo, por lo tanto, déjame tu comentario con dudas, Criticas constructivas y sugerencia.

Te saluda,

Roger Pérez - Excel y Contabilidad